ΔΗΜΟΣ ΗΛΙΔΑΣ

Γραφείο Γραμματείας

Το Γραφείο Γραμματείας είναι υπεύθυνο για την παραλαβή, πρωτοκόλληση, αρχειοθέτηση, διακίνηση, επίδοση και διεκπεραίωση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων. Με τις δράσεις που αναπτύσσει επιδιώκεται η αποτελεσματική διαχείριση όλων των εγγράφων και η βέλτιστη μεταβίβαση των πληροφοριών σε όλες τις οργανικές μονάδες.
Αναλυτικά οι αρμοδιότητες του είναι :
1)    Μεριμνά για τη λειτουργία του κεντρικού πρωτοκόλλου του δήμου και διεκπεραιώνει τα σχετικά έγγραφα σε συνεργασία με τις γραμματείες των επιμέρους υπηρεσιών.
2)    Παραλαμβάνει και πρωτοκολλεί τα εισερχόμενα έγγραφα από τους δημότες, το ταχυδρομείο, το τηλεομοιότυπο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και κάθε άλλη πύλη εισόδου.
3)    Φροντίζει για την αποστολή των εξερχόμενων εγγράφων στους παραλήπτες τους.
4)    Εκδίδει και χορηγεί βεβαιώσεις μονίμου κατοικίας σε κατοίκους της περιοχής.
5)    Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τη Διεύθυνση Διοίκησης και Πρόνοιας και τα τμήματα της (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, θέματα προσωπικού κλπ).
6)    Φροντίζει για την τοιχοκόλληση ανακοινώσεων του δήμου και άλλων κρατικών φορέων.
7)    Μεριμνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου του δήμου.
8)    Μεριμνά για τη σύσταση και την εύρυθμη λειτουργία αποκεντρωμένων γραφείων διοικητικών θεμάτων σε δημοτικές ενότητες του δήμου.
9)    Μεριμνά για την επίδοση προσκλήσεων για τις συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων του δήμου.
10)    Μεριμνά για την επίδοση κλήσεων σε τακτικά δικαστήρια.