ΔΗΜΟΣ ΗΛΙΔΑΣ

Γραφείο Συμβασιοποίησης και Παραλαβής

Το Γραφείο Συμβασιοποίησης και Παραλαβής είναι αρμόδιο για τον προγραμματισμό και την υλοποίηση των διαδικασιών προμήθειας υλικών και παροχής υπηρεσιών. Επίσης μεριμνά για την υποβολή στατιστικών απολογιστικών στοιχείων στους αρμόδιους φορείς. Με τις δράσεις που αναπτύσσει επιδιώκεται η έγκαιρη τροφοδότηση του δήμου με τα αναγκαία υλικά και τις απαραίτητες υπηρεσίες.
Αναλυτικά οι αρμοδιότητες του είναι :
1)    Σχεδιάζει τις εσωτερικές διαδικασίες για την κατάρτιση του Προγράμματος απαιτουμένων προμηθειών και υπηρεσιών του δήμου (εκτός του πεδίου του Ν. 3316/2005), συγκεντρώνει τις αιτήσεις των δημοτικών υπηρεσιών, εξετάζει την σκοπιμότητα αυτών και διαμορφώνει περιοδικά προγράμματα για την προμήθεια κάθε είδους υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών και εισηγείται αυτά για έγκριση στα αρμόδια όργανα του δήμου (υλικά για την εκτέλεση τεχνικών έργων, ανταλλακτικά, λιπαντικά, καύσιμα, λιπάσματα, φυτοφάρμακα, μηχανήματα, εργαλεία, έπιπλα, είδη γραφείου, μισθώσεις μεταφορικών μέσων, ασφαλίσεις κλπ).
2)    Διενεργεί έρευνες αγοράς για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών που ενδιαφέρουν το δήμο και τη λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας ή υπηρεσίας.
3)    Διενεργεί τις διαδικασίες για την ανάθεση των προμηθειών και των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, ήτοι μεριμνά για την κατάρτιση προδιαγραφών σε συνεργασία με τα αρμόδια κάθε φορά τμήματα του δήμου, καταρτίζει το σχέδιο της διακήρυξης, των συμβάσεων και όλων των αποφάσεων και εισηγείται τη συγκρότηση όλων των επιτροπών που απαιτούνται (διενέργειας διαγωνισμών, αξιολόγησης των προσφορών και παραλαβής των ειδών) στο κάθε φορά αρμόδιο αποφαινόμενο όργανο του δήμου, παρακολουθεί τη λειτουργία τους και γενικά μεριμνά για όλα τα ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση κάθε προμήθειας ή υπηρεσίας μέχρι και την οριστική παραλαβή της, σύμφωνα πάντοτε με τις ισχύουσες διατάξεις.
4)    Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών χαρακτηρισμού υλικών/εξοπλισμού ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τηρεί τις διαδικασίες καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησης των υλικών αυτών.
5)    Τηρεί τα πληροφοριακά αρχεία και έγγραφα των συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών (αρχείο προμηθευομένων ειδών, αρχείο προμηθευτών, αρχείο φακέλων προμηθειών).