ΔΗΜΟΣ ΗΛΙΔΑΣ

Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης και Αρχειοθέτησης

Το Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης και Αρχειοθέτησης είναι αρμόδιο γιατην παροχή γραμματειακής υποστήριξης και την αρχειοθέτηση των υποθέσεων που χειρίζεται η Διεύθυνση Πολεοδομίας, Χωροταξίας και Περιβάλλοντος. Με τις δράσεις που αναπτύσσει επιδιώκεται η εύρυθμη λειτουργία της Διεύθυνσης.

Αναλυτικά οι αρμοδιότητες του είναι :

1)Τηρεί το γενικό και εμπιστευτικό πρωτόκολλο της Διεύθυνσης.

2)Οργανώνει και διαχειρίζεται το αρχείο των οικοδομικών αδειών και το γενικό αρχείο της Διεύθυνσης.

3)Διακινεί τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.

4)Εκδίδει βεβαιώσεις για ακριβή αντίγραφα ή φωτοαντίγραφα μετά από αντιπαραβολή με τα πρωτότυπα.

5)Μεριμνά για τη φύλαξη και τον καθαρισμό των χώρων.

6)Μεριμνά για τη λειτουργία του εξοπλισμού και των μέσων επικοινωνίας.

7)Αποστέλλει στατιστικά στοιχειά στις αρμόδιες υπηρεσίες.

8)Συντάσσει έγγραφα και πράξεις.

9)Συνεργάζεται με το ΚΟΣΕ του δήμου για την παροχή δεδομένων γεωγραφικής πληροφορίας για πολεοδομικά και χωροταξικά θέματα.

10)Μεριμνά για την ανάρτηση και δημοσίευση των αποφάσεων και πράξεων.

11)Συγκεντρώνει, τηρεί και επεξεργάζεται στοιχεία από την εκτέλεση των λειτουργιών της Διεύθυνσης και διαμορφώνει και παρακολουθεί σχετικούς δείκτες αποδοτικότητας.

12)Παρακολουθεί την κανονική εφαρμογή των προγραμμάτων διενέργειας των εργασιών και εποπτεύει την ποιότητα των αποτελεσμάτων των σχετικών εργασιών.